Türk Biyofizik Derneği

Ulusal ve/veya Uluslararası Biyofizik Kongresi Düzenleme Yönergesi

1.Yönerge Kapsamı

Bu yönerge her yıl düzenlenmekte olan Ulusal ve/veya Uluslararası Biyofizik Kongrelerinin yeri, zamanı ile Kongre Başkanının, Kongre Düzenleme Kurulu’nun ve Bilimsel Kurul’un Başkanı ile üyelerinin belirlenmesinde, Danışma Kurulu’nun oluşturulmasında uyulacak kurallar ve izlenecek prosedür ile bu kurulların görev ve yetkilerini belirlemek üzere hazırlanmıştır.

2. Kongre Düzenleme Yetkisi Yönetim Kurulu’nundur.

Her yıl düzenlenmekte olan Ulusal Biyofizik Kongrelerinin yerinin, zamanının ve Kongre Düzenleme Kurulu Başkanının belirlenmesinde, gerektiğinde değişiklik yapılmasında Türk Biyofizik Derneği Yönetim Kurulu yetkilidir.

Türk Biyofizik Derneği Yönetim Kurulu Başkanı Kongrenin de Başkanıdır.  Yönetim Kurulu Başkanı isterse Kongre Başkanlığı görevini ve yetkisini Yönetim Kurulu’nun onayı ile bir başka üyeye devredebilir. Kongre Başkanı; Yönetim Kurulu, Bilimsel Kurulu, Düzenleme Kurulu ve Danışma Kurulu’nun uyumlu çalışmalarını, bu Yönerge’ye uyumlu davranmalarını sağlar, Dernek ve Kongre adına yurtdışı davet ve yardım taleplerini yapar.

Her yıl düzenlenen kongrelerde bir sonraki kongrenin yeri ve zamanı konusunda Yönetim Kurulu, Dernek üyeleri ile istişarede bulunduktan sonra kararını verir. Yönetim Kurulu gerekli olduğu durumlarda Kongrenin statüsünü “Uluslararası Katılımlı” veya “Uluslararası” düzeye çıkarabilir, üyesi bulunulan uluslararası kuruluşlarla Türkiye’de veya bir başka ülkede ortak kongre düzenleme girişimlerinde bulunabilir.

Yönetim Kurulu ve Bilimsel Kurul Üyeleri, kısa dönem içerisinde emekli olmuş üyelerimizden en çok iki üyemize, o yıl yapılacak Kongrenin özelliğine göre de, yakın bilim dallarından ve/veya yabancı seçkin bilim adamlarından bazılarına konferans verme önerisinde bulunmak üzere Bilimsel Kurul’a görüş sorabilir. Bilimsel Kurul’un ancak onay verdiği kişilere Yönetim Kurulu Başkanı bu öneriyi götürebilir.

3. Kongre Düzenleme Kurulu’nun Oluşturulması

Yönetim Kurul, Kongre Düzenleme Kurulu Başkanlığına Türk Biyofizik Derneği’nin bir üyesini, kişisel onayını aldıktan sonra, görevlendirir. Düzenleme Kurulu’nun diğer üyelerini, Düzenleme Kurulu Başkanı belirler. Ancak bazı destek kuruluşlarına başvuru için gerekli olduğundan, Türk Biyofizik Derneği Yönetim Kurulu’nun bir üyesi Düzenleme Kurulu içinde de yer alır.

4. Kongre Bilimsel Kurulu’nun Oluşturulması

Kongre Bilimsel Kurulu, Türk Biyofizik Derneği üyesi profesörler arasından Yönetim Kurulunca belirlenerek kişisel onayları alınmış 5 ya da 7 kişiden oluşur. Yönetim Kurulu’nu temsilen bir üye Kongre Bilimsel Kurulu içinde yer alır. Yönetim Kurulu, Bilimsel Kurul’a seçilen üyelerden birini Bilimsel Kurul Başkanı olarak görevlendirir.  Kongre Düzenleme Kurulu üyeleri Bilimsel Kurul içinde yer alamazlar.  Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde, dernek üyesi olmayan, yakın bilim alanlarından veya yabancı uyruklu seçkin bilim insanlarından en fazla iki kişiyi onaylarını alarak Bilimsel Kurul’a ekleyebilir.

5.Danışma Kurulu’nun Oluşturulması

Danışma Kurulu, dernek üyesi olan tüm profesörler ve anabilim dalı başkanı olan doçentler arasından Yönetim Kurulu’nca belirlenecek 15 kişiden oluşur.  Yönetim Kurulu’nda bulunanlar Danışma Kurulu’nda yer alamaz.  Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde, dernek üyesi olmayan, yakın bilim alanlarından en fazla dört, yabancı uyruklu seçkin bilim insanlarından en fazla sekiz kişiyi Danışmanlar Listesi’ne ekleyebilir.

6.Kongre Düzenleme Kurulu’nun Görevleri

Kongre Düzenleme Kurulu, kongrenin duyurulması, kongre süresince yapılacak bilimsel ve sosyal aktivitelerin yerine getirilebilmesi için gereken her türlü alt yapı ve teknik koşulların sağlanması için, gerektiğinde Yönetim Kurulu’nun görüşünü de alarak, ilgili kurum ve kuruluşlarla görüşmeler, anlaşmalar yapar, kongrenin düzenli ve uyumlu şekilde yapılmasını sağlar. Başvuru, öneri, kayıt ve bilimsel değerlendirmelere ilişkin önemli tarihleri ve süreleri, ilgili kurulların da görüşünü alarak belirleyip duyurur ve kongre hazırlıklarının bu takvime uygun olarak ilerlemesini sağlar. 

Kongre Düzenleme Kurulu Başkanı veya görevlendireceği bir üye, Düzenleme Kurulunun uygun gördüğü bilimsel etkinlikleri ya da kongre sekreterliğine iletilen her türlü konferans, panel ve bildiri önerilerini Bilimsel Kurul Başkanına iletir ve bu etkinliklere Bilimsel Kurul’un kararları doğrultusunda programda yer verir.

Kongre Düzenleme Kurulu, Kongrenin akış programını, Bilimsel Kurul Başkanı ve Kongre Başkanına danışarak belirler.

Bildiri gönderme için belirlenen süre tamamlandığında, kongreye kayıt yaptırmış üyelerimizin listesini Kongre Başkanına bildirir. Oturum Başkanları bu liste üzerinden Yönetim Kurulu’nca belirlenir.

Kongre Düzenleme Kurulu, bu faaliyetleri için toplanacak katılım, bağış vesaire ücretleri belirlerken Yönetim Kurulu’nun görüşlerini alır.

Kongrenin sona ermesinden engeç iki ay sonra kongrenin bilimsel ve sosyal aktivitesine ilişkin tüm gelir-gider durumunu ilgili belgeleri de ekleyerek Türk Biyofizik Derneği Başkanına ve Saymanına sunar. Bu faaliyetleri esnasında kongre bütçesinden dernek bütçesine bir miktar aktarma yapılması tercih edilir. Ancak giderlerin gelirlerden fazla olması halinde Yönetim Kurulu’nun vereceği karara göre farkın tamamı veya bir kısmı dernek bütçesinden karşılanabilir.

7.Kongre Bilimsel Kurulu’nun Görevleri

Kongre Bilimsel Kurulunun görev dağıtım ve paylaşımları Bilimsel Kurul Başkanı tarafından gerçekleştirilir.

i. Konferans ve panel konuları ile bunların sunumlarını yapacak kişilerin belirlenmesi: Kongre Bilimsel Kurulu, Kongre kitapcığında veya davet mesajlarında belirtilen tarihler içerisinde kendisine iletilen konferans, panel sunumlarına ait önerileri değerlendirerek karara bağlar. Bu öneriler, konu başlığı, özet içerik, konuşmacılar ve süre gibi bilgileri kapsamalı ve konunun önemini belirten kısa bir ön yazı ekinde sunulmuş olmalıdır. Bilimsel kurul üyelerinden birisinin yapacağı bir çağırılı konferans önerisi, bu kurul tarafından uygun bulunması ve konuşmacının ulaşım ve/veya konaklama masrafları kendisince ya da dernek yönetimince karşılanması koşulu ile, programa alınabilir.

ii. Sözlü ve poster sunumlarının belirlenmesi: Belirtilen tarihler içerisinde Kongre Sekreterliğine ulaşan ve Bilimsel Kurul Başkanına iletilen sözlü ve poster sunumlarına ait özetler bu kurulun en az iki üyesi tarafından değerlendirilir ve. bu kurul tarafından karara bağlanır. Bilimsel Kurul gerektiğinde sözlü bildirim isteğini poster sunuma dönüştürebileceği gibi poster sunumu olarak önerilen bir çalışmanın, araştırıcıların görüşünü almak suretiyle, sözlü bildiri olarak sunulmasını da isteyebilir. Bir Bilimsel Kurul üyesi kendi adının bulunduğu sunuma ait özet için değerlendirme yapamaz. Bilimsel Kurul, değerlendirmeler esnasında gerektiğinde Danışma Kurulu üyelerinden yararlanabilir.

iii.Sözlü ve poster sunumlarına ait ödüllerin belirlenmesi: Kongre kitapcığında belirtilen ödül değerlendirmesi Bilimsel Kurul tarafından, bilimsel içerik, doğru Türkçe kullanımı başta olmak üzere kendilerinin belirleyeceği usul ve esaslara göre yapılır. Bir Bilimsel Kurul üyesi kendi adının bulunduğu sunum için değerlendirme yapamaz, puan veremez. Bilimsel Kurul üyelerinden kongreye katılanların sayısı 5 ten az ise Yönetim Kurulu, Kongreye katılmış Danışma Kurulu üyeleri arasından görevlendirme yaparak Ödül Değerlendirme Kurulu’nu 5 kişiye tamamlar.

iv. Doçent adaylarına kendilerini tanıtma sunumları: Doçent adaylarından istekli olmaları ve bu isteklerini Düzenleme Kurulu veya Bilimsel Kurul’a bildirmeleri halinde, kendilerini tüm üyelere tanıtmaları açısından bir sunum seansı ayrılabilir. Her bir aday için 15 dakikayı geçmeyecek bu sunumların özetlerine kongre kitapçıklarında yer verilmez.

8. Kongre Danışma Kurulu’nun Görevleri

Danışma Kurulu üyeleri, Bilimsel Kurul tarafından değerlendirilmek üzere kendilerine iletilen konularda görüş bildirir.

9. Kayıt Ücreti Muafiyeti

Dernek üyelerinin hiçbir koşulda kayıt ücreti yatırmama ayrıcalığı yoktur. Hiç bir üyenin kayıt ücreti yatırmadan konferans vermesi, panelist olması, sözlü veya poster şeklinde bildiri sunması mümkün değildir. Kayıt ücreti muafiyeti Dernek üyesi olmayan çağrılı konuşmacılar için söz konusu olabilir, kimlerin muaf tutulacağı Düzenleme Kurulu Başkanının da görüşü alınarak ve masrafların hangi fasıldan karşılanacağı da dikkate alınarak, Yönetim Kurulunca belirlenir.

10. Bu Yönergede yer almayan, ya da değişen koşullara göre çözüm bulmada Türk Biyofizik Derneği Yönetim Kurulu Yetkilidir.

11. Bu yönergeyi Türk Biyofizik Derneği Başkanı yürütür.